Hoe ga je als mondiaal team effectief om met cultuur- en tijdsverschillen?

Mondiale teams aansturen kan een lastige maar ook dankbare uitdaging zijn. Het vereist een aantal overbruggingsvaardigheden – zowel cultureel gezien als wat betreft je empathische en leidinggevende kwaliteiten. En omdat coördinatie noodgedwongen op afstand plaatsvindt, moet je gebruik maken van een brede toolset om de communicatie soepel te laten verlopen.

Het succes van een mondiaal project staat of valt met de communicatie en motivatie van je teamleden. Het delen van doelen zorgt voor gelijkgerichtheid en saamhorigheid. Wees niet bang om taken te delegeren en evenredig te verdelen, en vertrouw je collega’s om eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel te bevorderen.

Wil je excelleren in het aansturen van een mondiaal team, hou dan deze tips in gedachten:

Culturele sensibiliteit

 Ook al spreken al je teamleden vloeiend Engels, je bewijst jezelf en je project een grote dienst als je je een beetje verdiept in hun lokale gewoonten en feestdagen. Je teamleden zullen zich daardoor gezien en gerespecteerd voelen. Er zijn ook op zakelijk niveau altijd subtiele culturele verschillen waar je rekening mee moet houden. Stel dat je een belangrijk telefoontje mist, hoe verontschuldig je je dan? “Als je team mensen uit verschillende landen of werelddelen omvat, of als je wilt dat je (lokale) teamleden rekening houden met de specifieke gevoeligheden van je wereldwijde klanten, is het belangrijk dat je je bewust bent van de manier waarop mensen in verschillende culturen met elkaar omgaan,” aldus Yaniv Masjedi, marketingdirecteur van Nextiva in de Business News Daily.

Als je weinig weet van een bepaalde cultuur, plan dan aan het begin of eind van een meeting of conference call een informeel gesprek over relevante culturele issues. Dat zal alle leden van het team een meer ontspannen en betrokken gevoel geven. Diplomatie is een belangrijk aspect bij het managen van een internationaal team.

Fijngevoelig leiderschap

Saamhorigheid en doelgerichtheid kweken binnen een mondiaal team vereist speciale leidinggevende vaardigheden, waarbij een zekere fijngevoeligheid voor de culturele verschillen onmisbaar is. Wees flexibel maar duidelijk bij het plannen van vergaderingen of het versturen van berichten, zeker als doelen of werkwijzen plotseling moeten worden bijgesteld. Subtiel en begripvol omgaan met prioriteiten schept een rustige, prettige werksfeer. Een goede manager pakt de telefoon om iemand te spreken en stuurt niet alleen maar mails. Door actief en aanwezig te zijn inspireer je anderen om dat ook te zijn, dus geef het goede voorbeeld en geef werkbare instructies en suggesties.

Omgaan met tijdverschillen

Hoe vaak heb je niet een conference call belegd zonder aan tijdverschillen te denken, of vergiste je je in de verschillende tijdzones? Kies een digitale tool die je helpt om beter te plannen en rekening te houden met lokale feestdagen. Het is altijd pijnlijk en sowieso onprofessioneel als mensen een call missen omdat je de tijdzone niet goed had berekend, of omdat je niet wist dat er die dag in een land niet wordt gewerkt. Ga zorgvuldig te werk en doe altijd een double-check voordat je een uitnodiging verstuurt.

Lange-afstandscommunicatie en deadline-management

Het meest gehoorde probleem met wereldwijde teams is de communicatie en omgang met deadlines. Er is immers geen gelegenheid om snel even face-to-face te overleggen. Er zullen onvermijdelijk misverstanden en vertragingen ontstaan, want een conference call of e-mail werkt nu eenmaal niet zo effectief als een direct gesprek. Daarom is het zaak om heel duidelijk te zijn wanneer je een bericht uitstuurt en altijd zorgt dat iedereen het ontvangt. Maak een groepskalender voor de belangrijkste deadlines en vraag om een maandelijkse activiteitenrapportage. Een goede samenvatting van het besprokene is ook cruciaal, dus kies een goed werkbare vorm die voor iedereen geschikt is en die aan het eind van de meeting kan worden gedeeld. Als je het idee hebt dat sommige teamleden een bepaalde vraag of taak niet helemaal begrijpen, maak dan een één-op-één-afspraak om zaken helder te krijgen. Dat bespaart je uiteindelijk veel tijd en energie.

Gebruik dezelfde tools en apps voor soepele uitwisseling van bestanden en materialen

Een van de meest voorkomende issues is het gebruik van verschillende tools of software-oplossingen. Dat kan sterk verstorend werken. Je wilt geen gedoe met het openen of converteren van bestanden, en de daarmee gepaard gaande ergernis en vertraging. Spreek daarom bij aanvang van een project af welke tools iedereen gaat gebruiken. Als dat echt niet mogelijk is, zorg dan dat er goed werkbare compatibele versies of conversiemethodes worden gehanteerd. Een protocol of specifieke richtlijnen kunnen een hoop tijd besparen en maken het werk voor iedereen een stuk eenvoudiger.

Een goede manager van een mondiaal team zal door vallen en opstaan voortdurend leren hoe hij of zij het best kan omgaan met cultuurverschillen, internationale zakelijk etiquette en nieuwe tools en werkwijzen. Elke dag is een nieuw avontuur en een nieuwe reis om de wereld. Toon altijd je waardering en dank iedereen voor zijn of haar waardevolle bijdrage. Zo creëer je een werkomgeving waarin mensen zich gerespecteerd en gemotiveerd voelen. En ook al zul je de mensen met wie je tientallen telefoongesprekken voerde nooit de hand drukken, bedenk dat er aan de andere kant van de lijn ook een hardwerkend en welwillend mens zit, net als jijzelf.

Blijf op de hoogte van nieuwe management-strategieën en werkmethoden: lees onze recente artikelen!