Zomer op kantoor: hoe pak je seizoensgebonden HR-uitdagingen aan

Het is weer zomer in het noordelijk halfrond: het is warmer en er worden meer buitenactiviteiten georganiseerd. En hiermee komen er meer werkgerelateerde uitdagingen op de HR-agenda te staan, zoals het handhaven van de dresscode, het terugdringen van ziekteverzuim, het managen van arbeidsflexibiliteit en het plannen van teambuildinguitjes. Maar je hoeft de zomer niet alleen als een bron van problemen te zien: het is ook een gouden kans om de standaarden van je bedrijfscultuur op te peppen en een boost aan de motivatie en betrokkenheid van de werknemers te geven. Hiervoor is het belangrijk dat je erin slaagt interne problemen aan te pakken, de verwachtingen van het bedrijf effectief overbrengt en een doordacht seizoensbeleid opstelt.

Hier volgen enkele best practice adviezen en voorbeelden van  veelvoorkomende scenario’s op de werkplek, die je dit seizoen kunt tegenkomen – ontdek hoe je deze HR-uitdagingen aanpakt:

Neem flexibele werkroosters aan

Natuurlijk stellen alle werknemers de voordelen van het seizoen op prijs, zoals flexibele werktijden en minder werkuren op vrijdagen. Deze seizoensgebonden ‘benefits’ helpen je werknemers om een beter evenwicht tussen werk en privéleven te vinden en meer tijd met hun vrienden en familie te kunnen doorbrengen. Deze aanpak moedigt mensen aan om productiever te zijn in een kortere werktijd: op een zogenaamde “korte vrijdag” komt het voor dat werknemers meer doen dan tijdens de volle 8 uur – het vooruitzicht van deze kortere werkdag geeft mensen meer energie en motivatie.

Zorg voor ondersteuning van het personeel door gekwalificeerde stagiaires aan te nemen

Stagiaires kunnen tijdens vakanties, verlofdagen en kortere werkdagen een grote hulp zijn. Ook al kunnen ze de vaste werknemers niet volledig vervangen, staan ze je personeel bij in uiteenlopende werkzaamheden en hebben zij vaak veel nieuwe ideeën en een grote motivatie om te leren. Controleer, voordat je een student of een pas afgestudeerde aanneemt, of je stagevoorwaarden voldoen aan de geldende arbeidswetgeving.

Beheer de temperatuur op kantoor

Ook al is de zomer maar matig warm, kunnen de temperaturen in het kantoor toch hoog oplopen. Het Britse  Health and Safety Executive Institution adviseert “een redelijke temperatuur op de werkplek aan te houden”, maar wat er precies met ‘redelijk’ wordt bedoeld, wordt aan de interpretatie van de werkgever gelaten. Probeer daarom gewoon te hoge temperaturen te vermijden, maar overdrijf niet met de airco – het is beter om zowel hittegerelateerde ziekten als risico’s op verkoudheid onder je werknemers te voorkomen. Wijs de werknemers op de 3 gouden regels van het seizoen: water, rust en schaduw. Moedig je personeel aan om veel water te drinken. Deel monsters zonnebrandcrème uit: het is een eenvoudig gebaar, maar het toont je bezorgdheid om de gezondheid en het welzijn van je werknemers.

Promoot een teambuildingevenement dat in het seizoen past

Vermindert de motivatie zodra het warm wordt? Je kunt de betrokkenheid van je werknemers verhogen door bedrijfsevenementen te organiseren – de zomer is een uitstekende periode om de teamgeest te versterken. Lunches in het park, picknicks, dagjes naar het strand: er zijn verschillende mogelijkheden voor teambuilding in de open lucht. Leg de buitenactiviteiten vast – houd korte interviews, schrijf blogartikelen en maak foto’s en video’s. Deel deze inhoud via je social media of een website – dit zal bijdragen aan je employer branding–strategie doordat je potentiële kandidaten laat zien hoe fijn het is om voor jouw bedrijf te werken.

Leer om te gaan met vakantieverzoeken

In dit seizoen ontvang je veel vakantieverzoeken en je moet een beleid hebben om deze beter te beheren. Zo is het bijvoorbeeld een goed idee om een deadline vast te stellen voor het indienen van de verzoeken (kies een redelijke datum die overeenstemt met je zakelijke behoeften). Beloon werknemers die tijdens de pieken in de zomer doorwerken en bereid zijn vakantie te nemen in minder populaire periodes.

Help werkende ouders

Deze categorie heeft extra steun nodig tijdens de zomermaanden wanneer de scholen dicht zijn. Het kan nodig zijn hun rooster iets aan te passen zodat zij hun kinderen kunnen opvangen. Flexibiliteit en thuiswerken zijn oplossingen die door je personeel erg op prijs worden gesteld.

Ben jij een HR-manager op zoek naar nieuwe wervingservaringen, wacht dan niet langer. Ga naar onze site. Jobrapido, een topkwaliteit internationale vacaturezoekmachine met een uitgebreide basis hooggekwalificeerd werkzoekenden, biedt je de kandidaten die jij zoekt.