Zo schrijf je afwijzingsmails voor sollicitanten

Het schrijven van een afwijzingsbrief is een vast onderdeel van de rekruteringspraktijk. Voor veel vacatures, vooral bij grote, prestigieuze bedrijven, komen soms wel honderden sollicitaties binnen. Dat betekent dat honderden mensen uitkijken naar een reactie van HR, zowel na de eerste schifting van de brieven als later, na de gesprekken. Eén ding is zeker: de manier waarop je de afwijzingen formuleert en onderbouwt is daarbij heel belangrijk.

Het belang van een goed opgestelde afwijzingsmail

Bedenk, alvorens een formele standaardboodschap te verzenden, dat een afwijzende mail het liefst de kans open laat op een wederzijds voordelige toekomstige relatie met de kandidaat, ook al is die momenteel niet de juiste persoon voor de functie, maar dat een afwijzing ook je reputatie als werkgever kan schaden. Sterker, als je dat beruchte ‘bedankt-maar-helaas’-mailtje niet stuurt is dat niet alleen bot, maar kan het je naam als werkgever en algehele rekruteringsinspanningen ernstig aantasten. Een artikel op zakensite Slate stelt: “stilte na een sollicitatiegesprek is een van de meest gehoorde klachten van ontevreden banenzoekers.”

Het is zaak dat afgewezen kandidaten een positief beeld houden van je bedrijf, ook al is de keus niet op hen gevallen. Ze zullen zich dan in de persoonlijke sfeer niet zo snel negatief uitlaten over je bedrijf. Bedenk ook dat een sollicitant weliswaar niet de juiste kandidaat is voor de vacature, maar misschien wel geschikt is voor een toekomstige functie. Stuur daarom nooit een onpersoonlijk tweeregelig dankjewelbericht, en bega zeker niet de fout om helemaal niets te laten horen. Enkele tips om het wel goed te doen:

Zo schrijf je een vriendelijke, professionele afwijzing

Hou het helder en feitelijk

Sarah Green Carmichael adviseert in de Harvard Business Review een simpel model voor alle afwijzingsbrieven: “Zeg dankjewel. Breng de boodschap. Geef de hoofdreden. Bied hoop.” Als je denkt dat de kandidaat geschikt is voor andere posities binnen je bedrijf en dat hij/zij goed past in de bedrijfscultuur kun je hem/haar aanmoedigen te reageren op toekomstige vacatures.

Bedank de kandidaat

Begin positief. Dank de kandidaat voor de genomen tijd en moeite. Hij/zij heeft waarschijnlijk uren over het web gestruind op zoek naar informatie over je bedrijf, heeft de sollicitatie geschreven, gereageerd op e-mails en zich voorbereid op het sollicitatiegesprek. Toon waardering voor die inspanningen en toon respect. Het demonstreren van dankbaarheid zorgt er bovendien voor dat de kandidaat een positief beeld houdt van je bedrijf en zich niet weggezet voelt.

Wees niet onpersoonlijk

Uit een kille, formele afwijzingsmail spreekt bovenal desinteresse voor de gevoelens van de kandidaat. Geef je berichten daarom altijd een persoonlijk accent, met de naam van de kandidaat, de geadverteerde functie en mogelijk ook een verwijzing naar het sollicitatiegesprek.

Sluit positief af

Hou de laatste alinea kort en vriendelijk, wens de kandidaat succes bij verdere sollicitaties. Bedenk dat de afwijzingsbrief je laatste kans is om een goede verstandhouding te kweken, zodat de kandidaat een positief beeld van je bedrijf houdt.

Ben je een recruiter of HR-professional die graag optimaal gebruik maakt van werving met slimme technologie? Kijk dan wat Jobrapido je kan bieden! Jobrapido, de succesvolle wereldwijde banenzoekmachine, geeft je toegang tot een grote internationale gemeenschap van gekwalificeerde banenzoekers.