Onboarding als toonzetter: hoe heet je nieuwe werknemers welkom

De eerste dag op een nieuwe werkplek is altijd overweldigend en zenuwslopend.  Een net in dienst genomen werknemer ontmoet een groot aantal collega’s en leidinggevenden, moet zijn baas leren kennen en zijn weg vinden in een nieuwe werkplek. Daarnaast krijgt hij nieuwe taken en verantwoordelijkheden en moet hij de bedrijfscultuur en werkomgeving leren begrijpen.

Dit vooropgesteld, is het bieden van ondersteuning bij de inwerkperiode van de persoon (door deskundigen “onboarding” genoemd, de periode die de eerste 90 werkdagen van de werknemer beslaat) cruciaal voor een professioneel HR-team: evenals de wervende managers moet HR goed voorbereid zijn op de komst van een werknemer. Omdat eerste indrukken extreem belangrijk zijn in de levenscyclus van een talent, moet je ervoor zorgen dat je nieuwe werknemers op de juiste manier welkom heet. Hoe doe je dit?

Onboarding in het algemeen en de organisatie van de eerste dag in het bijzonder, zijn complex en meerlaags: zoals te lezen is in Inc., gaat het om “een allesomvattende aanpak in het ontvangen van nieuw personeel, die verder gaat dan louter wegwijs maken. Het uiteindelijke doel is het personeelsverloop te reduceren en werknemers aan te moedigen om bij een onderneming te blijven. En dit proces begint lang voordat de nieuwe persoon voor het eerst naar kantoor komt.

Vóór de eerste werkdag: een goed geplande voorbereiding

Denk aan introductie en ontvangst vooraf: in deze fase zijn details van belang, dus stel een strategie voor de verwelkoming op. Overweeg een bericht te sturen waarin je de werknemer aangeeft blij te zijn met zijn komst. Ook is het nuttig om het inwerkprogramma voor de eerste dagen met alle trainingen en introducties met de nieuwkomer te delen.

ACAS (Advisory, Conciliation and Arbitration Service), een overheidsorgaan van het Verenigd Koninkrijk, geeft het volgende advies: “Stuur nieuwe werknemers een klein informatiepakket zodat ze voor hun eerste werkdag een basiskennis van het bedrijf hebben. Dit pakket kan samen met de aanstellingsbrief worden verzonden. De brief moet de belangrijkste punten van de arbeidsovereenkomst bevatten – zoals de arbeidsplaats, functie, werkuren en het salaris – zodat er vanaf het begin geen onduidelijkheden bestaan.”

Het verkrijgen van de goedkeuring van de bestaande teamleden is andere belangrijke stap om een vriendelijke en aangename omgeving te creëren voor het nieuwe personeelslid. Maak je werknemers duidelijk dat zij medeverantwoordelijk zijn voor het succes van de nieuwkomer en moedig ze aan een handje te helpen.

Het loont de moeite om een mentor, tutor of werkmaatje (geef het de naam die het best in je bedrijfscultuur past) aan het nieuwe lid toe te wijzen. Zorg ervoor dat deze persoon vóór de komst van de nieuwkomer over zijn contactgegevens beschikt.

Vergeet niet de werkplek in te richten (denk aan een telefoon en computer met een lijst met telefoonnummers en e-mailadressen binnen de onderneming). Leg een bedrijfsagenda, wat pennen, een bedrijfsbrochure, een organogram, een welkomstbrief van de CEO, visitekaartjes of zelfs een kaart met de beste lunchplekken in de buurt van de werkplek, op het bureau van de werknemer.

Van groot belang is het papierwerk: ACAS raadt aan “ervoor te zorgen dat de documenten van de nieuwe werknemer compleet zijn  – dat wil zeggen, alles wat met de arbeidsvoorwaarden te maken heeft, maar ook een eventuele beveiligingsbadge en een parkeerkaart.

De eerste werkdag

De eerste dag van de nieuwe werknemer. Breek het ijs en maak een praatje, geef een rondleiding door het kantoor en toon je enthousiasme over zijn indiensttreding. Stel de nieuwkomer persoonlijk voor aan de andere teamleden en via e-mail aan de rest van het bedrijf.

Het vakblad Fast Company stelt dat “het onmiddellijk onderdompelen van nieuwe werknemers in de organisatiecultuur de beste manier is om ervoor te zorgen dat zij zich echt deel van het team voelen. Geef de nieuwkomers taken en vraag om hun input op alle gebieden waarbinnen zij werken”.

De volgende stap is het organiseren van een functiegerichte training die de belangrijkste verantwoordelijkheden van de werknemer, de teamstructuur (met de namen, rollen, taken en hiërarchie), de gebruikte digitale middelen, de belangrijkste missies en doelstellingen, persoonlijke en team KPI’s, het rapportagesysteem, enz., beslaat.

Een aardig gebaar is een informele lunch voor de nieuwkomer te organiseren; vraag de managers, teamleden of collega’s het nieuwe lid te begeleiden. Op deze manier komt de werknemer snel in contact met anderen.

Een ander belangrijk punt is het overbrengen van het ondernemingsbeleid. Zorg ervoor dat je vragen over welk onderwerp ook van de nieuwe medewerker kunt beantwoorden – van dresscode tot vakantieschema’s.

Ben jij op zoek naar de slimste kandidaten met de beste skills van de markt? Ga dan naar onze website en bekijk de opties van Jobrapido, de wereldwijd leidende vacaturezoekmachine die je in contact brengt met een goed geselecteerde groep van gekwalificeerde werkzoekenden.