Het grenzeloze kantoor: hoe HR kan inspelen op telewerken

Onze werkomgeving wordt steeds flexibeler. Werknemers kunnen steeds vaker kiezen voor thuiswerken. Enkele tientallen jaren terug was dat nog ondenkbaar. Maar de omstandigheden zijn de laatste jaren snel en ingrijpend veranderd: werkgevers kiezen massaal voor een brede verscheidenheid aan digitale tools, platforms en managementoplossingen die het mogelijk maken dat hun personeel op vrijwel elke geografische locatie kan werken. Met het voltrekken van de digitale omslag maakt de voorheen vanzelfsprekende fysieke aanwezigheid op kantoor steeds vaker plaats voor digitale aanwezigheid. Het 2018 Global State of Remote Work Report van OWL Labs stelt dat inmiddels “wereldwijd 56% van de werkgevers een volledige werkplek-op-afstand aanbiedt of minstens een hybride vorm van telewerken”. Tegelijk laat ander onderzoek zien dat bijna 70% van de millennials geregelde aanwezigheid op kantoor als onnodig beschouwt.

Moderne klussenwerkers in de Gig Economy maken druk gebruik van smartphones en laptops, waarbij ze flexibel de wereld rondreizen. En bedrijven vinden dat prima, want de zoektocht naar de slimste mensen is niet gebonden aan vaste plekken. Het levert de bedrijven ook kostenbesparingen op: ze moeten alleen meer investeren in digitale diensten om mobiele werkers en telewerkers te faciliteren.

Toch maakt de term “telewerker” veel HR-managers wat zenuwachtig, omdat het concept voor veel grotere bedrijven nog relatief nieuw is. Als je denkt dat aansturen van telewerkers lastig is, dan hebben we een aantal tips. Ze helpen je om je zorgen en reserves twijfels over telewerken weg te nemen.

Hou bij werving rekening met telewerkers

Niet iedereen is geschikt voor werken buiten de kantooromgeving. Als een kandidaat ervaring heeft met mobiel werken of thuiswerken en bekend is met de bijbehorende management- en communicatieprocessen, dan kun je ervan uitgaan dat hij/zij in het plaatje past. Probeer tijdens het sollicitatiegesprek vast te stellen hoe het met de zelfwerkzaamheid en flexibiliteit van de kandidaat gesteld is. En overweeg het gebruik van geavanceerde recruitment-tools op basis van kunstmatige intelligentie en taxonomie. Ze helpen je bij het selecteren van de kandidaten met de geschikte ervaring en kwaliteiten – bijvoorbeeld een geschiedenis van succesvol thuiswerken of zelfstandige projectuitvoering.

Stel communicatieregels op

Werken op afstand of in andere tijdzones vraagt om efficiënte communicatie. Telewerkers moeten duidelijk weten wie waarvoor verantwoordelijk is, wie hun contactpersoon is en wat ze moeten doen in noodsituaties als hun teamleiders niet bereikbaar zijn. Naast het vooraf vastleggen van deze communicatieregels zul je ook het gebruik van verschillende digitale tools moeten afspreken. Zakelijke berichtenapps als Slack en videoconferencingsoftware als BlueJeans of HighFive zijn uitstekende tools voor interne informatie-uitwisseling. Chat met telewerkers en hou ze betrokken bij, en onderdeel van, het algehele werkproces. Een onderzoek dat in de Harvard Business Review werd gepubliceerd stelde vast dat mensen die op afstand werken vaker bezorgd zijn dat hun kantoorcollega’s over ze roddelen of projectwijzigingen doorvoeren zonder daarover te communiceren. Telewerkend personeel moet er dus op kunnen vertrouwen dat alle bedrijfscommunicatie transparant is en dat iedereen gelijk wordt behandeld.

Moedig teamwork aan

Telewerkers zijn vooral kwetsbaar als ze geen professionele verbondenheid en samenwerkingsbereidheid met collega’s ervaren. Het is dan ook belangrijk dat de kantoorwerkers gestimuleerd worden hun telewerkende collega’s op de hoogte te houden en ze te betrekken in projecten, brainstormsessies en discussies. Dat is niet alleen belangrijk voor de telewerkers zelf, het komt ook de kwaliteit en effectiviteit van de resultaten ten goede. Vraag je lokale en elders werkende mensen geregeld contact met elkaar te zoeken en de bestanden waaraan ze werken te delen via tools als Google Drive, OneDrive, Dropbox of Sharepoint. En introduceer projectmanagementplatforms als Asana of Trello. Daarmee houd je iedereen op de hoogte van de projectvoortgang en de daarvoor relevante zaken.

Bied gelegenheid voor persoonlijke ontmoetingen

Bedenk dat het zaak is telewerkende collega’s uit te nodigen voor bedrijfsbijeenkomsten, offline trainingen en zo nu en dan ook ontmoetingen met hun leidinggevenden, en jouzelf. Een persoonlijke ontmoeting is de  beste basis voor zinvolle wederzijdse feedback. Uitnodigingen voor bedrijfsevenementen en trainingen worden doorgaans zeer gewaardeerd. Ook de rest van het team heeft er baat bij als de samenwerking daarmee kan worden versterkt. Het creëren en faciliteren van prettige werkrelaties is een langetermijn-investering die zich altijd uitbetaalt.

Wees duidelijk over werkregels, planningen en verwachtingen

Wees van meet af aan duidelijk: jij en je mensen moeten weten wat de wederzijdse verwachtingen zijn over werktijden, flexibiliteitsniveaus, communicatiefrequentie en te leveren resultaten. Ook de offsite werker moet duidelijke verantwoordelijkheden en deadlines krijgen toegewezen voor de projecten waarin hij/zij is betrokken. Wanneer die vanaf de projectaanvang bekend zijn, hebben alle partijen een duidelijk beeld van de wederzijdse verplichtingen en prestatie-eisen.

Ben je een HR-professional die graag ontdekt hoe je met slimme technologie de beste kandidaten vindt? Kijk dan wat Jobrapido je kan bieden! Haal de beste mensen uit het aanbod: Jobrapido, de grootste banenzoekmachine, levert je een brede selectie gekwalificeerde kandidaten voor je vacatures.